Класьори
РАЗНООБРАЗИЕТО И МНОЖЕСТВОТО ПРИЛОЖЕНИЯ НА КЛАСЬОРИ НАВСЯКЪДЕ ОКОЛО НАС
Страници от документи, файлове, папки - те непрекъснато се трупат. Няма как да започнем да правим една логична класификация без изричната употреба на класьори. Виждаме ги всеки ден и навсякъде - класьори в офиса, класьори в дома, класьори дори за съвсем битови цели. И това е съвсем нормално. Използването на класьори е част от нашето ежедневие, тъй като непрестанно трябва да организираме определени документи, сметки, книжа, ръкописи и какво ли още не по подходящ и сигурен начин. А това е лесно постижимо именно чрез правилната и разумна употреба на класьори. Можете да разгледате и да си изберете какви именно класьори са подходящи за вашите цели и вкусове в Office&More - да поръчате желаните артикули онлайн, или да ги закупите от нашите физически магазини.
ЗАЩО И КЪДЕ НИ ТРЯБВАТ КЛАСЬОРИ?
Да започнем съвсем базово: артикулът класьори представлява папка с файлове (или просто папка с твърди корици), която съдържа документи и листове с определени данни. Всички класьори обикновено могат лесно да бъдат закупени в магазините за офис консумативи и съдържат по-тънки папки, джоб папки или директно страници с документи и др. Важен елемент при използването на класьори е организацията им. Базово всички класьори обикновено се етикетират въз основа на информацията в тях. Класьори могат да бъдат етикетирани директно върху етикет, залепен на тях, с химикал или молив. Разбира се, можете да принтирате залепващи се етикети, които да поставите върху вашите класьори с цел прегледност и по-изчистена визия. А има и електронни машини за създаване на етикети, които могат да се използват в последствие върху вашите класьори.
Основната идея за използването на класьори е те да са основен организационен инструмент на бюрокрацията, бизнес администрацията и научното управление. Медицинската професия, по-специално, неизменно използва класьори за индивидуални досиета на пациенти, обикновено подредени и готови за предаване в редици от рафтове за картотеки по азбучен ред и този процес с използване на класьори продължава да се случва и в наши дни, въпреки динамичния процес към дигитализиране на документите в здравеопазването. Съвсем логично, използването на класьори е силно застъпено и в системите за архивиране на адвокатската професия.
Премахването на хартиените записи и папките с файлове, използвани за тяхното организиране, е цел на безхартиения офис, което възприемаме като синоним на бъдещето. Изобразяването на документи чрез софтуер за заснемане на документи остава деликатен, трудоемък процес и в много случаи все още не е рентабилно в сравнение с традиционните системи за архивиране на хартиен носител, особено за архивни материали; архивните записи често завършват опаковани именно в класьори, които са едва ли не безсмъртни и вечни, което не бива да ни притеснява. Да, дигитализацията безспорно тече като процес в световен план в почти всички сфери на таботните процеси, но използването на класьори със сигурност няма да "умре" скоро - напротив, употребата на класьори е синоним на организация, прецизност и създаване на ред в една нормална работна среда.
Умението ни да съхраняваме и организираме документи може да ни спести много време за по-важни дейности, отколкото издирването на конкретен лист с информация. Ето защо е важно да знаем повече за правилното организиране и подреждане на документите в класьори, за да ги запазим в отлично и удобно за честа употреба състояние. Това е причината да ви предлагаме да се оборудвате с класьори, които ще ви осигурят безупречно съхранение и лесно намиране след предварително изготвена логика с помощта на въпросните класьори. Можете да ги откриете в различни цветови варианти, да изберете най-подходящите класьори спрямо необходимостите ви и личния си вкус, като така всъщност създавате една комфортна и стилна работна атмосфера.
ЗА НЕОБХОДИМОСТТА ОТ КЛАСЬОРИ ВЪВ ВАШЕТО РАБОТНО ЕЖЕДНЕВИЕ
Безспорно артикулът класьори, спадащ към канцеларските материали, е от първостепенна важност и тяхната наличност в административните, счетоводни и търговски предприятия е наложителна. Да, светът логично върви към дигитализация, но хартиените носители все още са на първо място по важност, тъй като съдържат физическия носител на информацията. Накратко ето какво ни осигуряват стандартните класьори:
- съхранение на документите в класьори в изряден вид;
- минимум възможности за изгубване на важни данни и хартиени носители, подредени в класьори;
- възможност за подредба на много на брой папки, подредени в класьори, селектирани по желан от вас начин.;
- абсолютна лекота в организация на папки и файлове в класьори, което спестява време и нерви.
КАК ДА ОРГАНИЗИРАМЕ ДОКУМЕНТИТЕ СИ В КЛАСЬОРИ
Сортирайте вашите физически документи в категории като отчети, клиентски документи или фактури за фактуриране. Можете допълнително да разделите всяка категория на нива на подтипове. Например можете да сортирате клиентски документи въз основа на всеки клиент, преди да организирате документите на един клиент в отчети, кореспонденция и др. Тази стратегия за сортиране на слоеве може да ви помогне да определите какви документи да съхранявате и организирате за лесен достъп. Използвайте файлови папки, за да съхранявате групи от документи въз основа на техния тип и подтип. Можете да продължите да използвате хронологичен или азбучен ред, когато поставяте папки в шкафове или чекмеджета. Например можете да сортирате по азбучен ред по име на клиент или хронологично по последния клиент, който сте придобили. Съхраняването на документи далеч от работното ви пространство помага да поддържате бюрото си чисто, за да изпълнявате задачите си по-ефективно.
Някои документи, които ще поставите в своите класьори, са подпечатани с време и дата, за да се следят дейностите и решенията в работния процес. След като бъдат разделени по тип и подтип, помислете за сортиране на всеки документ в хронологичен ред в дадените класьори, ако това е приложимо. Например, ако сортирате документите си по клиент, помислете за поставяне на датирани документи в ред от най-новите към най-старите, така че най-новите документи да са най-отпред във вашите класьори. Можете да направите и обратното - да подредите документите от най-старите към най-новите, ако предпочитате да видите пълната история на клиента до момента.
Разбира се, опция е да организирате документи в своите класьори без дата, а по важност или по това колко често ги използвате. И накрая, помислете за азбучен ред на вашите документи, преди да ги поставите във вашето пространство за архивиране. Можете да подреждате по азбучен ред, по име на клиент или по основни категории като фактури или отчети.
Можете да научите повече за употребата на класьори при нас лесно и бързо онлайн от Office&More, а за всякаква друга информация и въпроси можете да се свържете с нас на телефон +359898649604 или на имейл order@officeandmore.bg.
Защо и къде ни трябват класьори?
За необходимостта от класьори във вашето работно ежедневие
Как да организираме документите си в клaсьор
